بسمه تعالی
موضوع : آئین نامه شرکت اعضای هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی در سمینارهای علمی خارج از کشور
با توجه به اهمیت شرکت اعضای هیات علمی در سمینارهای علمی خارج از کشور جهت بر قراری ارتباط علمی ، ارائه نتایج تحقیقات در سطح بین المللی ، آشنایی با دستاوردهای محققین و دانشمندان کشورهای مختلف ، شرایط و ضوابط صدور مجوز برای شرکت در سمینارهای معتبر خارج از کشور به شرح ذیل اعلام می گردد:
ماده ا : شرایط عمومی سمینار
اعتبار بین المللی یا جهانی سمینار
اعتبار سمینار در شورای پژوهشی واحد بررسی و تایید نهایی آن با معاونت پژوهشی دانشگاه آزاد اسلامی می باشد.
بلامانع بودن شرکت در سمینار از جانب دولت جمهوری اسلامی ایران
ارائه نتایج علمی سمینار به صورت رسمی
ماده 2 : شرایط عمومی متقاضی
عضویت هیات علمی در دانشگاه آزاد اسلامی
دانشجویان دوره دکتری ( عضو هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی ) صرفاً می توانند از طریق واحد دانشگاهی محل تحصیل مربوطه اقدام نمایند.
دانشجویان مقاطع کارشناسی ، کارشناسی ارشد و دکتری ( غیر عضو هیات علمی ) جهت برخورداری از تسهیلات به باشگاه پژوهشگران جوان دانشگاه آزاد اسلامی مراجعه نمایند.
مرتبط بودن رشته تحصیلی متقاضی با موضوع سمینار
دارا بودن مقاله و ارائه آن در سمینار
سطح قابل قبول فعالیتهای پژوهشی و علمی متقاضی در گروه آموزشی
لازم است متقاضی مبادرت به تسویه حساب سفر قبلی و اخذ تاییدیه نهایی نموده باشد.
استفاده از مزایای این آیین نامه فقط برای یکبار در سال شمسی جهت هر عضو هیات علمی دانشگاه
اعزام اعضای هیات علمی برای بار دوم در یک سال مشروط به چاپ یک مقاله با مرتبه ISI یا علمی - پژوهشی و با تایید و مجوز معاونت پژوهشی دانشگاه امکان پذیر است.
اعضای هیات علمی وظیفه جهت خروج از کشور باید مفاد مقررات مندرج در آئین نامه شماره 213227/87 مورخ 27/9/84 را رعایت نمایند.
ماده 3 : شرایط مقاله
پذیرش قطعی مقاله و دعوتنامه توسط کنگره
متقاضی نفر اول یا مولف اصلی مقاله باشد.
نام واحد دانشگاه آزاد اسلامی در کنار نام مولف مقاله ذکر شود.
هر مقاله فقط یکبار می تواند مجوز ارائه در سمینارهای خارج از کشور را اخذ نماید.
نشر مقاله یا چکیده بصورت الکترونیکی یا چاپی در مجموعه مقالات سمینار بنام دانشگاه آزاد اسلامی و واحد ذیربط
ارائه مقاله پذیرفته شده به زبان رسمی سمینار در واحد ذیربط قبل از اعزام
تبصره :
در صورتی که چند نفر از اعضای هیات علمی واحد دانشگاهی جهت ارائه مقاله در یک سمینار خارج از کشور اقدام نمایند ، واحد دانشگاهی پس از بررسی در شورای پژوهش واحد یک نفر را جهت اخذ مجوز معرفی نماید.
ماده 4 : اولویت ها
اولویت اعضای هیات علمی تمام وقت
اولویت ارائه مقاله بصورت سخنرانی نسبت به پوستر
اولویت سمینارهایی که توسط دانشگاهها و مراکز پژوهشی معتبر برگزار می گردد نسبت به سایر سمینارها
اولویت سمینارهای دارای پیشینه معتبر
ماده 5 : مدارک لازم جهت ارسال به معاونت پژوهشی دانشگاه برای صدور مجوز
تکمیل و ارسال فرم ضمیمه
ارسال چکیده فارسی ، انگلیسی و مقاله کامل به زبان رسمی سمینار
تصویر کامل اطلاعات ، مستندات و فراخوان سمینار
برآور هزینه ها ( میزان حق ثبت نام قید شده در فراخوان ، هزینه بلیط رفت و برگشت ، اقامت و ویزا )
اصل پذیرش بنام فرد و مقاله
در صورتیکه پذیرش مقاله به صورت الکترونیکی باشد ارسال یک نسخه کپی آن ( cc ) به صندوق پست الکترونیکی دانشگاه : articale@rsh.rvp.iau.ir ضروری است.
ارسال صورتجلسه تاییدیه شورای پژوهشی واحد با ذکر تاریخ و شماره جلسه
ارائه مدارک به سازمان مرکزی حداقل یکماه قبل از برگزاری سمینار
به مدارک ناقص ترتیب اثر داده نخواهد شد.
ماده 6 :
اعزام معاونین و مشاورین ریاست دانشگاه ، روسای مناطق و روسای واحدها ، علاوه بر مجوز ذکر شده باید به تایید رئیس دانشگاه آزاد اسلامی نیز برسد.
ماده 7 پرداخت هزینه ها :
هزینه بلیط رفت و برگشت ، ثبت نام ، چاپ مقاله و اقامت حداکثر تا سقف 25.000.000 ریال از محل بند ب ردیف 3 آئین نامه 40201/73 مورخ 26/2/85 توسط واحد دانشگاهی پس از اخذ مجوز از معاونت پژوهشی دانشگاه قابل پرداخت می باشد. پس از صدور نامه تاییدیه نهایی توسط معاونت پژوهشی دانشگاه هزینه مذکور قطعی تلقی می شود.
در صورتی که هزینه ها بیشتر از مبلغ تعیین شده ، برآورد گردد واحد دانشگاهی می تواند با رعایت سایر ضوابط تا سقف 10.000.000 ریال وام دوساله بدون کارمزد و بهره از محل بودجه جاری واحد با تایید شورای پژوهشی واحد پرداخت نماید.
چنانچه مقاله به نام دانشگاه آزاد اسلامی در یک سمینار بین المللی که اعتبار آن توسط معاونت پژوهشی دانشگاه تایید شده است ، پذیرفته شود ولی به دلیل موجه ، نویسنده مقاله پس از کسب مجوز از سازمان مرکزی موفق به شرکت در سمینار نگردد ، به شرط چاپ مقاله به نام دانشگاه آزاد اسلامی در مجموعه مقالات سمینار هزینه ثبت نام ، هزینه چاپ مقاله در پروسیدینگ ، هزینه اخذ ویزا و لغو بلیط پرداخت خواهد شد. تسهیلات این بند مشمول کسانی است که با قید هزینه شخصی مجوز دریافت کرده اند و نیز کسانی که بدون اقدام به مجوز از سازمان و یا پس از مخالفت سازمان مرکزی در این سمینارها شرکت نمایند ، نخواهد شد.
ماده 8 :
در صورتی که برخی از سفارتخانه های کشورهای خارجی در کشور جمهوری اسلامی موافقت با صدور روادید را موکول به ارائه تضمین بازگشت به کشور توسط سازمان مرکزی و یا واحد متبوع در دانشگاه آزاد اسلامی نمایند واحدهای دانشگاهی می توانند برابر آئین نامه شماره 146338/73 مورخ 7/7/84 اقدام نمایند.
ماده 9 :
اعضای هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی که در سمینارهای بین المللی با مجوز سازمان مرکزی شرکت نموده اند جهت دریافت تاییدیه نهایی سفر و برخورداری از امتیاز ارتقاء ، محاسبه امتیاز و بودجه واحد دانشگاهی متبوع از سوی سازمان مرکزی می باید از طریق واحد دانشگاهی مدارک و مستندات ذیل را به دفتر امور پژوهشی سازمان مرکزی ارسال نمایند:
اصل پروسیدینگ ( مجموعه مقالات ارائه شده از سوی سمینار ) یا اصل CD ارائه شده در سمینار و یا بصورت الکترونیکی در سایت سمینار
اصل بلیط ( کپی بلیط و گواهی از آژانس مربوطه مورد پذیرش نمی باشد )
اصل گواهی حضور در سمینار و یا تصویر برابر با اصل توسط واحد دانشگاهی
گزارش سفر
تبصره :
مدارک تاییدیه سفر فقط تا شش ماه پس از برگزاری کنگره قابل بررسی می باشد. افرادی که در طول این مدت تاییدیه نهایی دریافت ننمایند لازم است کل مبلغ دریافتی را به صندوق پژوهشی واحد مسترد دارند.
ماده 10 :
برای ارائه مقاله موضوع این بخشنامه حداکثر مدت 5 روز به عنوان ماموریت ( بدون پرداخت حق ماموریت ) محسوب می گردد و در صورت نیاز به صرف زمان بیشتر ، لازم است با تایید واحد دانشگاهی برای مدت مازاد از مرخصی استفاده گردد.
از زمان تصویب و ابلاغ این آئین نامه کلیه بخشنامه های قبلی در خصوص شرکت در سمینارهای معتبر بین المللی لغو می گردد.
ماده 11 :
پرداخت مبلغ تشویق مقالات موضوع این آئین نامه تابع ضوابط بخشنامه های تشویق مقالات می باشد.
ماده 12 :
حسن اجرای این دستورالعمل بعهده معاون پژوهشی و شورای پژوهشی واحد می باشد. در واحدهای کوچک مسئولیت امور مذکور به عهده رئیس واحد و شورای واحد می باشد.
دکتر عبدالله جاسبی
رئیس دانشگاه آزاد اسلامی